Di quanti dipendenti ha realmente bisogno un comune?
Un comune in genere sa quanti edifici possiede, la loro superficie totale e quanti dipendenti ha.
Ciò che non sempre sa con precisione è quanto tempo di lavoro sia effettivamente necessario per gestire tutti questi edifici e terreni.
Questa differenza può essere costosa. Una carenza di personale rischia di lasciare del lavoro incompiuto o di comprometterne la qualità. Un eccesso di personale, invece, impegna risorse che potrebbero essere necessarie altrove.
Pertanto, la questione non è solo quanti dipendenti ha attualmente un comune, ma di quanti ne ha effettivamente bisogno.
Il problema inizia dalla fase di pianificazione
In molti comuni, i livelli di personale si evolvono nel corso degli anni. Vengono aggiunti edifici, ampliate le aree e modificate le mansioni. L'organizzazione cresce di conseguenza.
Spesso ci si affida all'esperienza pregressa. Questo è comprensibile. Dopotutto, un custode esperto sa con precisione quanto lavoro richieda un edificio.
Ma la sola esperienza non è una base affidabile per la pianificazione del personale a lungo termine.
Un edificio di 4.000 m² non richiede automaticamente la stessa quantità di lavoro di un altro edificio delle stesse dimensioni. Ciò che conta è cosa c'è dentro e come viene utilizzato.
Quante stanze necessitano di pulizia? Con quale frequenza vengono utilizzati i bagni? Che tipo di pavimentazione c'è? Quanti impianti tecnici devono essere controllati?
Solo quando si risponde a queste domande è possibile stimare il carico di lavoro effettivo.
Tre aree determinano il fabbisogno di personale
Per un comune, il carico di lavoro nella gestione delle strutture può essere generalmente suddiviso in tre aree.
pulizia
Il tempo di lavoro necessario dipende non solo dalla superficie. Anche la tipologia di stanza, la pavimentazione, l'intensità di utilizzo e gli intervalli di pulizia rivestono un ruolo altrettanto importante.
Un'aula scolastica richiede un livello di impegno diverso rispetto a un bagno. Una stanza usata raramente richiede un livello di impegno diverso rispetto a un'area d'ingresso molto frequentata.
manutenzione dell'edificio
La manutenzione degli edifici comprende ispezioni, piccole riparazioni, impianti tecnici, preparazione degli ambienti e molte altre attività.
Il carico di lavoro dipende in larga misura dall'infrastruttura e dalle esigenze specifiche di ciascun edificio. Pertanto, due immobili delle stesse dimensioni possono avere esigenze di manutenzione molto diverse.
Strutture esterne e manutenzione
Anche gli spazi esterni sono spesso sottovalutati nella pianificazione del personale. Prati, sentieri, parcheggi, aree gioco e spazi verdi richiedono tutti interventi diversi. A ciò si aggiungono le responsabilità stagionali come la rimozione della neve, la raccolta delle foglie e la manutenzione del verde. Valutare queste aree esclusivamente in base alla loro estensione complessiva non fornisce un quadro realistico del carico di lavoro.
Dal carico di lavoro alla percentuale di posizioni equivalenti a tempo pieno
Il primo passo consiste nel registrare le singole attività e determinarne il tempo necessario. Successivamente, i minuti richiesti vengono moltiplicati per la frequenza annuale.
Un semplice esempio: un'attività richiede 30 minuti e viene eseguita 100 volte all'anno. Ciò corrisponde a 50 ore lavorative all'anno. Sommando tutte le attività relative a un edificio si ottiene il tempo totale annuo impiegato. Da questo dato si possono ricavare i livelli di personale necessari.
Ipotizziamo che una posizione a tempo pieno preveda 1.600 ore lavorative produttive all'anno, al netto del tempo non produttivo. Se un comune richiede un totale di 2.400 ore, ciò corrisponde al 150% di un equivalente a tempo pieno.
Queste cifre sono puramente indicative. Il punto cruciale è che il calcolo si basa su stime realistiche dei tempi e su una registrazione completa di tutte le attività.
Le ore calcolate sono solo l'inizio
Un comune potrebbe stabilire, ad esempio, che le sue proprietà richiedono 300 posizioni equivalenti a tempo pieno. Tuttavia, ciò non significa automaticamente che il lavoro sia organizzato in modo ottimale. È fondamentale anche sapere quando si presentano i compiti, dove devono essere svolti e come possono essere distribuiti tra i dipendenti.
Le pulizie del mattino presto non possono essere semplicemente accorpate alla manutenzione pomeridiana. Anche le distanze tra i diversi edifici influenzano il carico di lavoro effettivo. Pertanto, una buona pianificazione del personale non dovrebbe limitarsi a un singolo numero. Dovrebbe fornire una base per l'organizzazione del lavoro quotidiano.
Il confronto tra il carico di lavoro calcolato e quello effettivo diventa particolarmente interessante. Se i dipendenti richiedono regolarmente più tempo del previsto, c'è un motivo. Forse le stime dei tempi sono troppo basse. Forse le esigenze sono cambiate. O forse i compiti non sono distribuiti in modo ottimale. Senza dati verificabili, si tratta solo di speculazioni.
Il fabbisogno di personale non è un calcolo da effettuare una sola volta
Gli edifici cambiano. Le loro funzioni cambiano. Vengono aggiunte nuove aree e le mansioni esistenti vengono adattate. Pertanto, i calcoli relativi al personale perdono di significato nel tempo se non vengono aggiornati. È consigliabile rivedere regolarmente i carichi di lavoro, soprattutto quando un comune acquisisce nuovi edifici, modifica i programmi di pulizia o riorganizza le mansioni.
Ciò fornisce una base migliore per le decisioni di bilancio, la pianificazione del personale e l'allocazione delle risorse disponibili.
Come Klarum supporta le comunità
Con Klarum, i comuni possono digitalizzare i propri edifici e terreni e calcolare sistematicamente il carico di lavoro per la pulizia, la manutenzione degli edifici, la cura del verde e i servizi di manutenzione ordinaria.
I livelli di personale necessari possono essere ricavati dalle ore annue calcolate. Ulteriori funzionalità includono il confronto tra macchinari, la pianificazione dei percorsi, la gestione delle attività e il confronto tra obiettivi e risultati effettivi.
L'obiettivo non è eliminare il maggior numero possibile di posizioni, ma
sapere quanto lavoro effettivamente deve essere svolto, quali risorse sono necessarie e come queste risorse possono essere utilizzate in modo efficace.
Perché una buona pianificazione del personale non inizia con la domanda su quanti dipendenti sono disponibili,
ma con la domanda su quanto lavoro effettivamente deve essere svolto.